Sigorta acentelerinde KVKK: müşteri belgelerini paylaşırken sorulacak 5 soru

Sigorta acenteleri her gün kimlik, adres, plaka, ruhsat ve bazen sağlık bilgisi içeren belgelerle çalışır. Bu belgeleri müşteriye ulaştırmak işin doğal bir parçası; ama nasıl ulaştırdığınız, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) bakımından önemlidir.

Bu yazı hukuki görüş değildir; acentenizin süreçlerini gözden geçirirken sorabileceğiniz soruları bir araya getirir. Kendi durumunuz için bir hukuk danışmanından görüş almanızı öneririz.

Acente burada hangi roldedir?

Müşterilerinizin verilerini hangi amaçla ve hangi araçlarla işleyeceğinize siz karar verirsiniz. Bu nedenle bu veriler bakımından acenteniz genellikle veri sorumlusu konumundadır. Kullandığınız yazılım ya da bulut hizmeti ise çoğu durumda bu verileri sizin adınıza işleyen taraftır.

Bu ayrım pratikte şunu söyler: Hangi aracı kullanırsanız kullanın, müşteriyi bilgilendirmek ve verinin güvenliği için uygun önlemleri almak sizin sorumluluğunuzdadır.

Belge paylaşırken sorulacak beş soru

1. Belge yalnızca doğru kişiye mi gidiyor?

E-posta adresinde tek harflik bir hata ya da yanlış sohbete gönderilen bir PDF, bir başkasının poliçesinin yabancı birine ulaşması demektir. Paylaşım yönteminiz, belgeyi açan kişinin gerçekten o müşteri olduğunu doğrulamalıdır. Telefon numarasına gönderilen tek kullanımlık kod bunun basit bir yoludur.

2. Bağlantı herkese açık mı?

“Bağlantıya sahip olan herkes görüntüleyebilir” şeklinde paylaşılan dosyalar iletilebilir, ekran görüntüsüyle yayılabilir, yıllarca açık kalabilir. Müşteri belgeleri için oturum açmadan erişilebilen bağlantılardan kaçının.

3. Belgeler nerede birikiyor?

Kişisel telefonlardaki sohbetler, masaüstündeki “indirilenler” klasörü, ortak kullanılan e-posta kutuları… Belgeler ne kadar çok yerde durursa kontrol etmek o kadar zorlaşır. Hedef, müşteri belgelerinin tek bir arşivde ve erişimi kontrol edilebilir şekilde durmasıdır.

4. Özel nitelikli veri var mı?

Sağlık poliçeleri ya da bazı hasar evrakları sağlık verisi içerebilir. KVKK bu tür verileri özel nitelikli kişisel veri olarak ayrıca korur. Bu belgeleri paylaşırken ekstra özen gösterin; gereksiz kopyalar oluşturmayın.

5. Müşteriniz bilgilendirildi mi?

Aydınlatma yükümlülüğü, verinin hangi amaçla işlendiğini ve kimlere aktarılabileceğini müşterinize anlatmanızı gerektirir. Belgeleri bir dijital hizmet üzerinden paylaşıyorsanız bunu aydınlatma metninizde belirtmeyi değerlendirin.

Pratik bir kontrol listesi

Müşteri belgeleri tek bir arşivde tutuluyor.
Belgeye erişen kişi telefon numarasıyla doğrulanıyor.
Herkese açık paylaşım bağlantısı kullanılmıyor.
Acentede kimin hangi hesaba eriştiği belli.
Aydınlatma metni dijital paylaşımı kapsıyor.
Abonelik ya da sözleşme bittiğinde belgelerin ne olacağı biliniyor.

policeler.in bu konuda ne yapar?

policeler.in’de her acentenin kayıtları diğerlerinden ayrıdır. Müşteriniz acente sayfanıza kayıtlı cep telefonuna gelen tek kullanımlık kodla girer ve yalnızca kendi belgelerini görür; her görüntüleme ve indirmede acente ve müşteri eşleşmesi yeniden kontrol edilir, belgeler herkese açık bağlantıyla dolaşmaz.

Ayrıntılar için Güvenlik sayfamıza ve KVKK aydınlatma metnimize göz atabilirsiniz.